Politique de protection des données personnelles

Préambule

Pour Keep Trace, la protection des données personnelles est fondamentale car elle reflète les relations que nous entretenons avec vous. Il nous tient à cœur de protéger votre vie privée et celle de vos partenaires et collaborateurs, au regard des informations que vous nous confiez.

Cette politique a pour objectif principal de vous informer sur la collecte et l’utilisation de vos données personnelles par notre cabinet mais également de vous présenter les moyens vous permettant de maîtriser ces informations personnelles.

Contexte juridique

Cette politique de protection des données s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Général sur la Protection des Données, applicable depuis le 25 mai 2018 et la loi Informatique et Libertés modifiée.

Ces textes juridiques forts vous apportent des garanties élevées en matière de protection des données et vous permettent de maîtriser davantage l’utilisation de vos données lorsque vous les confiez à des organismes comme le nôtre.

Définitions

Une donnée à caractère personnel, c’est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. C’est par exemple votre nom, votre âge, votre numéro de téléphone, un identifiant ou toute autre information vous concernant comme votre catégorie socioprofessionnelle ou vos centres d’intérêts.

Un traitement de données, c’est toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. C’est par exemple la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la diffusion, la conservation, etc.

La finalité, c’est la raison pour laquelle les données à caractère personnel sont collectées ou utilisées. C’est par exemple la tenue de votre comptabilité ou l’établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales dans le cadre de notre mission.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

  1. Lors de la navigation sur le site internet KeepTrace:

La simple consultation du site internet en tant que visiteur ne requiert pas d’enregistrement nominatif. En revanche, certaines informations vous concernant sont collectées automatiquement lors de votre navigation sur le site internet (l’adresse IP, le temps de visite, le type de navigateur, ainsi que les catégories du site visitées).

En tant que client, et dans le cadre de l’utilisation du site internet, KeepTrace vous met à disposition un espace client en ligne, accessible via un identifiant et un mot de passe que vous définirez lors de la première connexion.

Lors de votre navigation sur le site, il peut vous être demandé d’accepter les cookies. Pour le moment le site KeepTrace utilise les cookies pour obtenir des informations sur le trafic généré par le site. Nous sommes par conséquent, en mesure de déterminer l’usage que vous faites des informations mises à votre disposition sur ce site et vérifier la pertinence de notre schéma de navigation. KeepTrace ne fait pas de corrélation entre les cookies et les informations personnelles fournies, et ne les vend en aucun cas à une tierce-partie. En outre, vous pouvez refuser les cookies, ou être informé lorsqu’un site veut écrire un cookie en réglant les préférences de votre navigateur.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre politique de cookies sur le lien suivant : https://www.keeptrace.fr/politique-des-cookies/

  1. Lorsque vous souhaitez nous contacter :

Nous vous informons que vous pouvez nous communiquer volontairement certaines données personnelles par le biais du formulaire de contact. Il s’agit par exemple de votre nom, votre société, votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone.

  1. Lorsque vous souhaitez obtenir un devis :

Nous vous informons que lorsque vous effectuez une demande de devis en ligne, nous collectons certaines données personnelles via le formulaire de devis. Il s’agit par exemple de votre société, de votre nom, de votre téléphone, de votre adresse électronique.

  1. Lorsque vous souhaitez une démonstration

Lors d’une demande de démonstration, nous recueillons certaines données personnelles via le formulaire de demande de démo. Il s’agit par exemple de votre société, du nom et prénom, du numéro de téléphone, de l’adresse électronique.

  1. Lorsque vous souhaitez une plaquette d’information

Nous vous informons que vous pouvez nous communiquer volontairement certaines données personnelles par le biais du formulaire de demande de plaquette. Il s’agit par exemple, de votre société, du nom du contact, du numéro de téléphone, l’adresse électronique.

  1. Lorsque vous souscrivez à nos services :

Lorsque vous souscrivez à nos services, nous utilisons les informations que vous nous avez fournis lorsque vous avez souhaité découvrir nos services. Nous collectons les données personnelles supplémentaires comme les informations économiques pour gérer notre relation commerciale.

Nous ne collectons aucune donnée sensible comme la religion, l’appartenance syndicale, les origines raciales et ethniques, les condamnations pénales ou les données relatives à la santé.

Nous utiliserons vos données personnelles pour effectuer la livraison ainsi que l’installation de notre solution de géolocalisation de Keep Trace. Vos données personnelles nous permettrons d’établir un suivi de la relation commerciale.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Le traitement de vos données personnelles repose sur l’intérêt légitime de Keep Trace relatif à l’établissement de nos relations et est nécessaire à l’exécution du contrat. Par exemple, les informations collectées par le biais du formulaire de contact, le formulaire de devis, le formulaire de démo ainsi que la demande de plaquette sont utilisées pour répondre à vos interrogations, vous contacter, vous présenter nos missions, définir vos besoins, et mener à bien nos futures obligations légales et contractuelles le cas échéant.

Avant la signature du contrat, vous n’êtes en aucun cas obligé de nous communiquer vos informations personnelles. Cependant, le refus de nous les fournir conduirait à l’impossibilité de remplir nos obligations contractuelles. Pour la signature du contrat, la fourniture de vos données personnelles est une exigence afin de pouvoir poursuivre, ensemble, notre relation commerciale.

Keep Trace n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.

Qui a accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront uniquement transmises aux services internes à l’entreprise. Chaque intervenant a accès aux données qui concernent son périmètre d’intervention.

Hormis les destinataires disposant d’une habilitation légale d’accès à vos informations (l’administration fiscale par exemple), les données ne seront jamais communiquées à des tiers ou à des organismes externes sans votre accord expresse (transmission de données à votre cabinet d’avocat par exemple).

Keep Trace ne procède et ne procèdera à aucune vente de vos données personnelles, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles. Par conséquent, KeepTrace ne procède pas non plus à un transfert de données en dehors de l’Union Européenne.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

  1. Concernant vos données de navigation sur le site internet:

KeepTrace conserve vos données de navigation sur notre site internet pour une durée maximum de 6 mois (durée recommandée par la CNIL).

  1. Concernant les données que vous nous fournissez pour nous contacter:

Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous souhaitez nous contacter par le biais du formulaire de contact seront conservées pour une durée maximum de 3 ans (durée recommandée par la CNIL).

  1. Concernant les données que vous nous fournissez pour obtenir un devis :

Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous souhaitez nous contacter par le biais du formulaire seront conservées pour une durée maximum de 3 ans (durée recommandée par la CNIL).

  1. Concernant les données que vous nous fournissez pour obtenir une démonstration :

Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous souhaitez nous contacter par le biais du formulaire seront conservées pour une durée maximum de 3 ans (durée recommandée par la CNIL).

  1. Concernant les données que vous nous fournissez pour obtenir une plaquette :

Les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous souhaitez nous contacter par le biais du formulaire seront conservées pour une durée maximum de 3 ans (durée recommandée par la CNIL).

  1. Concernant vos données clients dans le cadre du contrat :

Nous utilisons et conservons vos données clients aussi longtemps que dure notre relation contractuelle, afin de gérer nos échanges, suivre la relation client, les transactions effectuées, et réaliser nos services. A l’issu du contrat, nous conservons vos données 5 ans (durée recommandée par la CNIL) pour vous recontacter, vous proposer de nouvelles offres en lien avec nos services, ou répondre à nos obligations légales et/ou contractuelles.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d’accès: Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous. Pour cela, vous conservez la possibilité de nous contacter afin d’accéder à vos données ainsi qu’aux finalités auxquelles elles sont rattachées.
  • Droit de rectification : Si vous remarquez une erreur, un oubli ou une ambiguïté dans vos données personnelles, vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction, ou une clarification de vos informations personnelles.
  • Droit à l’effacement: Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles.
  • Droit à la limitation du traitement: Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.
  • Droit à la portabilité: En tant que client, vous avez le droit de recevoir les données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que nous transmettions vos données personnelles à un autre organisme.
  • Droit d’opposition: Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données basés sur l’intérêt légitime, comme l’envoi des actualités du cabinet par exemple.

 

Par ailleurs, nous vous informons que vous détenez le droit d’introduire une réclamation devant une autorité de contrôle (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/agir

Afin d’exercer vos droits ou pour toute demande d’informations et/ou contact, veuillez-vous adresser à :

INNOVACTION GROUP

20 bis rue barnave

38400 Saint Martin d’hères

Ou envoyer un mail à notre Délégué à la protection des données : rgpd@keeptrace.fr